1. BK is de verwerkersverantwoordelijke
BK Logistics Group B.V., BK Pharma Logistics B.V. en BK Sneltransport B.V. (hierna: BK) zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met betrekking tot alle bedrijfsprocessen de verwerkingsverantwoordelijke. Dat houdt in dat wij onder meer bepalen welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we persoonsgegevens verwerken en wat de bewaartermijn is. Daarnaast bepalen wij ook wie er toegang heeft tot de persoonsgegevens.
2. Doel van de verwerking
Onze opdrachtgevers zijn (zakelijke of particuliere) verzenders (bijvoorbeeld apotheken) die goederen willen laten vervoeren. Wij zijn met de opdrachtgever overeengekomen dat wij zelf vervoeren maar in sommige gevallen ook vervoerders inschakelen om de zending te laten bezorgen. Voor dat laatste zijn de persoonsgegevens van de ontvanger van de zending nodig die door de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Daarnaast gebruiken we de persoonsgegevens ook om aanvullende diensten aan te kunnen bieden en om onze service te verbeteren.
3. Persoonsgegevens
Zoals we hiervoor al beschreven hebben worden de persoonsgegevens door de opdrachtgever ter beschikking gesteld. Om welke persoonsgegevens gaat het?
Dienstverlening
Categorie persoonsgegevens
Administratie
Opdrachtgever:
Versturen van een zending
Opdrachtgever: verzendadres
Ontvanger: bezorgadres en evt. telefoonnummer en e-mail adres
Bezorgen van een zending
Ontvanger:
Inklaring en uitklaring douane
Ontvanger: facturatiedata m.b.t. btw & heffingen
Klacht
Opdrachtgever: Bedrijfsgegevens en contactgegevens zoals telefoonnr. / e-mail adres en claimdocumenten zodat we kunnen komen tot een beoordeling van de klacht.
Ontvanger: bezorgadres en evt. telefoonnummer / e-mail adres en ondersteunende documenten zodat we kunnen komen tot een beoordeling van de klacht.
Cookies
Webbezoeker
Een klein tekstbestandje dat een website op de harde schijf van je computer zet op het moment dat je de site bezoekt. Voor verdere uitleg kan je onze banner lezen.
4. Het verwerken en verstrekken van persoonsgegevens
Wij verwerken de gegevens op beveiligde servers in Nederland. Deze servers bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) tenzij de opdrachtgever levering van een zending wenst in een land buiten de EER zoals bijvoorbeeld Verenigd Koninkrijk of Zwitserland. Dan dienen we de afleverdata te verstrekken aan de vervoerders buiten de EER met als doel pakketten in opdracht van de opdrachtgever te leveren aan het opgegeven adres om uitvoering te geven aan onze contractuele verplichtingen met de opdrachtgever.
In het geval dat levering in een land buiten de EER moet plaatsvinden zijn wij ook genoodzaakt, voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen, persoonsgegevens te delen met de douane. Uitsluitend op basis van de vereiste data kan in- en uitklaring van de zending plaatsvinden.
Aangezien wij ook vervoerders inschakelen om de zending te laten bezorgen dienen wij vooraf aan de start van het bezorgproces, ter uitvoering van onze contractuele verplichting, het bezorgadres en eventuele contactgegevens van de ontvanger met de vervoerder te delen. Deze gegevens worden door de vervoerders uitsluitend verwerkt via een vrachtbrief en worden niet op een andere wijze aan de vervoerder verstrekt.
Een andere groep leveranciers waaraan wij eventueel persoonsgegevens verstrekken zijn bedrijven die een specifieke dienstverlening aanbieden die niet beschikbaar is binnen onze organisatie maar wel ondersteunend is aan het doel zoals bijvoorbeeld ICT-bedrijven. Vanuit dit gerechtvaardigd belang kunnen wij onze dienstverlening verbeteren en uitbreiden, maar ook bedrijfscontinuïteit borgen.
Verder delen we persoonsgegevens met vervoerders en verzekeraars in het geval een pakket verloren of beschadigd is geraakt. Nadat de vordering van de opdrachtgever is geaccepteerd en schadevergoeding heeft plaatsgevonden zullen wij de schade altijd proberen te verhalen op de schadeveroorzaker. Wij hebben dus een gerechtvaardigd belang om de schadeveroorzaker aan te spreken en kosten te verhalen aan de hand van een onderbouwde claim.
Indien wij in bovenstaande situaties persoonsgegevens verstrekken zullen wij, indien de leverancier een verwerker is, altijd goede afspraken met de andere partij maken over het verstrekken en verwerken van persoonsgegevens door middel van een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Daarin staat precies wat de leverancier wel en niet mag doen met de persoonsgegevens en welke eisen we stellen aan de beveiliging van de persoonsgegevens. In het enkele geval dat een leverancier buiten de EER gevestigd is (de zogenaamde derde landen) zullen wij altijd borgen dat een passend beschermingsniveau van toepassing is. BK volgt daarin altijd de adequaatheidsbeslissing of de standaard bepalingen van de Europese Commissie waardoor het beschermingsniveau overeenkomt met het niveau binnen de EU.
Om alle verwerkingen die binnen onze organisatie plaatsvinden goed in het oog te houden registreren wij de verwerkingen in een verwerkingsregister. Dit is een overzicht van onder meer de type verwerkingen die plaatsvinden, het doel waarmee verwerkt wordt, de categorie en type persoonsgegevens, welke leverancier daar eventueel bij betrokkenen is, wie toegang heeft tot de persoonsgegevens en wat uiteindelijk de bewaartermijn is.
5. Beveiliging
BK neemt altijd passende technische en organisatorische maatregelen om het beveiligingsniveau te waarborgen. Dit niveau stemmen we af op het risico. En hierbij houden we rekening met technologische ontwikkelingen, de uitvoeringskosten, de verwerkingsdoelen en de waarschijnlijkheid en de impact van een inbreuk. Daarnaast tekent elke medewerker binnen BK een geheimhoudingsovereenkomst zodat de privacy van de persoonsgegevens is geborgd. Dit geldt ook voor derden, zoals bijvoorbeeld een vervoerder of een IT-onderneming.
6. Bewaartermijn
Wij willen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Wij hanteren daarom een standaard bewaartermijn van 2 jaar. Zijn er wettelijke verplichtingen, waardoor we de gegevens langer moeten bewaren? Of hebben we de gegevens langer nodig, omdat er een claim is ingediend? Dan wijken we af van de termijn van twee jaar. Na het verstrijken van de bewaartermijn onttrekken we de persoonsgegevens uit de systemen. Niet alleen bij ons maar ook bij de leverancier. In het onderstaande overzicht hebben we enkele belangrijke bewaartermijnen op een rijtje gezet.
Dienstverlening
Categorie persoonsgegevens
Bewaartermijn
1 Administratie
Opdrachtgever:
7 jaar
Contactpersoon: persoonlijke contactgegevens
1 jaar
2 Versturen van een zending
Opdrachtgever: verzendadres
Ontvanger: bezorgadres
2 jaar
GDP vereiste data
5 jaar
Ontvanger: telefoonnummer en emailadres
90 dagen
Ritten administratie
CMR-vrachtbrief, naam uitvoerder, opdrachtverstrekking etc
conform contract afspraken met klant
3 Afleveren van een zending
Ontvanger:
naam, adres, handtekening/paraaf
2 jaar
4 . Inklaring en uitklaring douane
Opdrachtgever en ontvanger: Inklaring en uitklaringsgegevens
7 jaar
5. Klacht
Opdrachtgever: Naam contactpersoon
2 jaar
Opdrachtgever: Telefoonnummer en e-mail adres
Ontvanger: Naam en adres
Opdrachtgever en ontvanger:
Aanvullende claim documenten ter onderbouwing van een vordering.
7. Inzage in persoonsgegevens
Wilt u inzage in uw persoonsgegevens? Dan kunt u per brief of per e-mail contact met ons opnemen. Hiervoor kunt u de volgende gegevens gebruiken:
BK Sneltransport B.V.
Aan: afdeling Quality & Safety
Pater van den Elsenlaan 8, 5462 GG Veghel
persoonsgegevens@bksneltransport.nl
8. Uw rechten
Zijn uw persoonsgegevens niet juist en moeten die gerectificeerd worden? Wilt u dat wij uw persoonsgegevens verwijderen of dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken zodat we slechts een beperkt aantal gegevens gebruiken? Of wilt u dat wij uw gegevens overdragen aan een andere partij? Of hebt u toestemming gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens maar wilt u uw toestemming intrekken? Stuur uw verzoek dan naar aan het emailadres die hierboven vermeld staat. Via dit emailadres kunt u ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
9. Functionaris Gegevensbescherming
BK heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld. Dat is een interne toezichthouder voor de verwerking van persoonsgegevens. U kunt voor vragen contact opnemen met de FG via emailadres fg@bksneltransport.nl
10. Autoriteit Persoonsgegevens
Bent u niet tevreden of mocht u er met ons niet uitkomen? Dan kunt u een klacht indienen bij:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
11. Wijziging Privacy Statement
BK behoudt zich het recht voor het beleid zoals we dat beschreven hebben in deze Privacy Statement op elk moment en om haar moverende redenen te wijzigen. Op onze website leest u altijd de actuele Privacy Statement.
Gepubliceerde datum: 11 oktober 2023
